はじめに
クロサナです
雷撃って大会の運営陣に加わっているんですが、
今回運営用のDiscordとスプレッドシートの改善を仰せつかったので色々やりました
他のオフでも参考になるかもしれないと打診したところ、主催ぼんこふさんから全体公開の許可をもらったので色々解説させていただきます。
運営内への運営体制一新の連絡に少し前提情報追加しただけですがよければ参考にしてください。
本記事は
雷撃#4の運営体制とそのフィードバック記事になります。
スプレッドシートの改善
これまでスプレッドシートがぐちゃぐちゃだったので、一新しました
変更点1:PBSのスプレッドシートを独立させました
これまでPBS側の配信に関する管理シートがたくさんだったと思うんですが、それを別のシートとして分けました。
◎意図
◎結果
これはやってよかった。かなりアクセスしやすくなっているのを感じる。
シートがいっぱいあるのはやっぱりストレス。
元のシートがマイナスすぎたので、マイナスがフラットになっただけだけど。
変更点2:トップページの追加
「メンバー一覧」とか「組織図」とかはシート一枚の情報が少なくて無駄だったので連結しました
↓こんな感じで、リンク付き目次作ってあります（一画面で一覧を確認してクリックで移動可能→主にスマホでスライドして探す手間なし）
・その他：見づらさ解消
◎結果
これは結局どうだったんだろう。
元々使ってなかったシートを使ってなかったシートに変換しただけな気もする。
まぁでもシートをまとめたこと自体はよかった。
変更点3:当日確認用ページの追加
当日誰もシフトとか確認しない問題が浮上していたので、見やすい工夫をしました
◎使い方
オレンジで囲まれた、今の運営内容の部分を選択すると、次の行動などが分かります
シフトの表から抽出してきてる感じです
全員分名前は書いてありますが、下の方だとスクロールめんどいかもなので一番上に自由枠付けておきました
自由枠の名前欄を変更してみてください
あと、タイムキーパーが必要問題をちょこっと解決しておきました
一番上の列に、現在時刻と、今の工程の終了予定との差を表示しています
遅れていない場合は、「〇〇分で終了予定時刻」
遅れている場合は「〇〇分遅れてる」
と表示が変わります
これも運営内容をいじってみるとわかるかも
◎仕組み
スプシの機構は引継ぎ必須定期
◎当日シートの仕組み
◎結果
当日シートの強化は別に要らなかった。
みんなシート見ない。
タイムキーパー専用職がいた場合は輝くと思います。
やるとしたら多分主催ですが、雷撃の場合主催は両方対戦参加してるので……。
主催運営専派の人で、便利そう！と思った方は、クロサナのTwitter（@kurosana309637）までご連絡ください。
シートをお渡しします。
他のシートは運営既知なので一番上の既知情報に押し込めときます（すみません）
旧スプシ→新スプシの移動場所一覧
メモ書きみたいなやつ
Discordの改善
変更点1：使い方例カテゴリーの追加
ここからの説明をより分かりやすくするために、例示チャットを作りました
サーバーの一番下にあります
該当箇所はここ見ながら読むとわかりやすいと思います
◎結果
必要だったか不明。
わざわざ説明やらを読まねえという話はあるので、要らない寄りだったかも。わからん。
変更点2：当日使用カテゴリーの追加
当日みんなDiscordを見ない問題を微解決するために、当日はここだけ見とけばいいというチャンネルを作りました。
◎意図
当日コレみとけばok→当日やることをぼんこふさんが書いてくれてます
遅刻者管理→遅刻者が出た旨・遅刻者が来た旨をここに書いてください。前回困ったので……。
配信卓カンペ・メモ→配信にカンペ出す人への指示チャット
普段は下に置いてありますが、大会当日はこんな感じで上に持ってくる予定です
◎結果
これは神
当日焦っているときに、ここ見れば情報があるとわかっている範囲が狭いのは大変よい。
変更点3：情報置き場カテゴリーの追加
情報を置いておくだけのチャットを生成。
◎意図
前回ドライブがどこにあるかわからなくて困ったという話を受けたので、なるべく触りやすいところを作りました
◎結果
アクセスしやすくてよし。
みんなもやろう。
変更点4：Discordヘルプカテゴリーの追加
相変わらずDiscordの使い方に慣れないなぁという声をいくつか聞くので作りました
上が自分で調べる用で、下が全てをクロサナにぶん投げて任せる用のチャンネルです
よくわからん/めんどいからやっといて！みたいなのはクロサナにメンションをください
2垢あるので「@クロサナ」のロールにメンションをくれたほうが反応が速いです
◎結果
ぼんこふさんがちゃんとディスコへ適応しちゃったのであんまり使わなかった。
でも、とりあえずここに投げとけば何とかしてくれるって場所を作るのは大事な気がする。
変更点5：絵文字の追加
いくつか追加しておきました。
いっぱいコミュニケーションを取りましょう。
運営仲はよいほうがよい。
◎結果
大感謝とか使ってる。ないよりだいぶいい。
ちょっと多すぎたかな。
DLはこちらから
変更点6：フォーラムチャンネルの分離
フォーラムチャンネルを
・みんなで議論するための場所
・ぼんこふさんがひたすらタスク管理をして指示を飛ばす場所
の2つに分けました。
上は誰でも立てられますが、下はスレ立てはぼんこふさんかクロサナしかできません。
前回フォーラムチャンネルで個々の議論をたくさんしたと思うんですが
その内容が上の通り2つに分かれていてぼんこふさんが使いづらかったらしいので分けました
◎結果
えらい。
自分だけの庭があるってやっぱりやりやすい。
トップダウン以外の形式の時はこれやった方がいい。
変更点7：リマインダーBotの追加
指定した時間に、指定した内容を投稿してくれるBotを導入しました
「@クロサナ 21時に参加者サーバーに投稿」（20:50投稿）
って設定しておいて当日思い出せるようにするとか、そういう使い方ができます
「リマインダーBot」のチャンネルで使ってください
使い方はそんな難しくないですが、別記事書いておいたので使うときに見てください
kurobasana.hatenadiary.jp
◎結果
たまーに使ってた気がする。
覚えてる時点で設置すればその時思い出せるのは便利なので
みんなやった方がいい。
変更点8：「雷撃運営用Discordアカウント」の作成
こやつです
使い方についてはまだはっきりと議論していなかった気がするんですが、主に2点
- 参加者のDM対応を行う
→何の用件で連絡来てるかがパッと分かりやすくてよい
→参加者視点、誰が相手しているかわからないので、変に付け入られない
→窓で言いづらい内容をここにDMできるかも？
- 参加者への全体連絡に使う
→基本的にクロサナが担当する予定ですが、何かミスがあった時に、このアカウントで投稿していればクロサナ以外も文面を編集したりできます
→業務負担の分散というよりは、速さが大事な業務で連絡を待ったりしなくてもいいようにという処理
◎結果
僕がメインで管理してた。
結局メリットである他の人が編集できるって点は使わなかったけど
まぁ見栄えが良くなってるのでいいということにはできそう。
新しく作ろうか考えてる人は、多分別にやらなくていいです。
運営の進め方
会議の進め方
運営は使い方例の議事録の場所を見つつだとわかりやすいと思います。
- 会議で話したいことを思いついたら、議事録チャットにスレッドを建てる（orクロサナに立ててもらう）
- 会議の日になったら、一番上にピン止めされてる「議論優先度メモ」に従いつつ、そこに立ってるスレッドを全部消化する
- それと同時に、誰か一人が一問一答の結果まとめ議事録を書く
- 会議は基本的に「議題を決定しよう」ではなく「議事録をみんなで作ろう」の意識で進めていく
- 議論が紛糾したら、一旦対立意見を全部議事録チャットにメリットデメリットと共に書き出す
- 終わったら議事録担当が一問一答の結果を投げて終了
◎意図
以下の意見を実現
・なんでこういう決定したんだっけ？って見返すことができるように、詳細な内容を文面に残したい
・スプシだと議事録が見づらい
→ディスコでも諸説カモ……試験導入なので勘弁>
・議論が口頭説明の認識だけで進む会議のせいで、周りを置いていく・互いの認識違いがしばらく続いて空回り議論の時間があると（クロサナが）感じたので、適宜文面に起こして整理する時間を取ったら議論が効率化できないかと思った
とりあえずで考えた試験的な流れです。
色々穴がありそうなので、一回やってみてストレス多かったら教えてください。
◎結果
この形式の議事録自体はめっちゃわかりやすい。
ただ動きに関してはこんな理想論チックなものが動くわけがなくて、反省点。
主な理由は2つ
議事録を取るスピードについてこられる人が僕しかいなかった
→いつもの会議のスピードを落とさずに内容まで踏まえた文章をしたためる必要がある。無理。
僕はタイピング速度がかなり速いのと議事録取り慣れてるのでついていけるけど、もはや僕にしかできない仕事になっていて大変よくない。
- みんな別に自分から発言するほど会議聞いてない
これはサボるなとかではなく当たり前で、主催より大会のこと考えている人がいないので。
以上のことから、
フォーラムチャンネルを使った議事録自体はめっちゃ見やすい
→最後にそれぞれのスレから結果をまとめたスレを作るとなおよい
みんなで議事録を作ろうは夢物語。
→会議を開いている人が内容備忘録的にスレを立てまくって、それを画面配信しながらやるとかなりいいと思う。
→それぞれ内容ごとにまとめて思考と採用結果を書けるので、主催の情報管理の点で効率化はかなりされてる。
半年前はまだ夢見男だった。もっと現実見た方がいい。
普段のタスク管理
PBSは相変わらずシートで対応
総務はさっき言及した「総務タスク管理用」のフォーラムチャンネルでやります。
例のぼんこふさん専用チャンネルです。
ここにぼんこふさんが思いついたタスクを立てていって、そこで進捗を共有したりします。
ぼんこふさん以外でタスクを思いついた場合は、クロサナまで伝えてください。立てておきます。
◎結果
タスク管理はフォーラムチャンネルで決まりだと思う。
革命的に情報整理がやりやすい。
embrabat-report.net
その他知ってほしい内容
個人メモに自分の部屋を建ててください！！
↑これです
ここに、自分の名前のチャットを立てておいてください。
◎用途
基本的には雷撃について自分が思いついたこととか整理するために書きなぐっておく場所です。
最低限、自分が受け持っているタスクを書いておいてください
自分のタスクを忘れなくて済むのもありますが、主催視点でその人がどのくらいタスクを持っているかすぐわかるのでとても助かります。
この人は今仕事ないな～仕事お願いしちゃお！ってできます。
全員に見えて問題ないけど個人あての内容を書きこむ、第2のＤＭとしての役割も持っています。
DMだと秘匿性が高すぎるのと、強制的に通知鳴らしちゃうので主催側は結構気にします
◎結果
僕は使ってたし、主催陣はちょっと使ってた。
でもたぶんほとんどの人は、メモする内容があるほど仕事に関わらないと思う。
複数主催を運営している人なんかは、ディスコのサーバーごとにメモを分けられるので結構使いやすいと思う。
フォーラムの使い方
フォーラムチャンネルの使い方がわからんとのことだったので、別記事作っときました
kurobasana.hatenadiary.jp
会議中のボイスチャット内のテキストを使ってほしい
会議中にミュートの人が書き込みたいことがあると思うんですが
一般に書き込まないでください！
話が流れちゃうので。
じゃあどこに書くかと言うと
↓ここです↓
◎結果
これはなんか結構浸透した。
情報流れたりしなくなったし、かなり良い。
通知の付け方
デフォルトの通知を@mentionのみに設定してあるので
メンションされないと通知が来ません！
逆に全部通知ほしい時に困った話を聞いたので、やり方紹介します
チャットを右クリック/長押しして、↓の通りに選んでください（集）
◎結果
やるべきだ。
おわりに
前提情報なり、前回からの変更点なり、多分全部書いたと思います
結構多いので漏れてたらすみません
体制改善楽しかったです
こういうのが好きで運営やってるので、こういう作業が必要な大会とかあったらぜひ誘ってください
ご質問など
本記事についてのご質問などがありましたら、下記のTwitterアカウントのDMまでご連絡ください。
対応させていただきます。
※商業DMに紛れていて気付かない場合があるかもしれません。
1日経って反応がなければ気づいていないので、メンションなどしていただけるとご対応できるかと思います。
お手数をおかけします。
アカウント：@kurosana309637
