はじめに
クロサナです。
ポケモンサークル卒業前最後の仕事に大学文化祭の取りまとめをしたので、手順を書いておきます。
何も考えずにここに書いてあることに従えば多分文化祭が開催できると思います。
目次
参加申請会議——半年前くらい？
半年前くらいから情報仕入れてないといけないらしい！
というのをとりあえず覚えておきましょう。
独断で参加を決められるわけではないので、サークル員を集めて文化祭に出展するか決めましょう。
サークルの代表とかが人を集めます。
大学によって違うと思うのでわかりませんが、僕の大学の場合は参加申請のためのフォームが結構色んな情報を要求してきました。
サークル員集めるなりして早めに決めておかないと、直前に痛い目見るので注意。
↓要求してきた情報一覧
企画案決定——3～4ヶ月前
大まかな準備は夏休み・冬休みに済ませるべし！
うちの大学の文化祭は11月後半なので7月後半くらいの夏休み入りかけ時期から動き始めた。
企画会議
サークル員を集めて、どんな企画をやるか会議します。
企画の内容は前年を参考にしたり、他サークルの企画を参考にしたりしましょう。
文化祭をやっている代表的なポケサーのブログは後ろにまとめておきます。
会議するにあたっては、↓の記事を参考にすると円滑に進められるかもしれません。
kurobasana.hatenadiary.jp
企画の参考になるポケサーブログ
僕の独断と偏見で、企画のクオリティが高いなぁってサークルのブログを貼ってきます。
(無断でごめんなさい><)
ぽけっち
文化祭のクオリティは間違いなくポケサー随一を誇ります。
univtokyopoke.hatenablog.com
ひよポケ
文化祭ではかなり王道寄りの企画が集まっていると思います。
背伸びしないよくある企画が多いので、使いやすいです。
hiyopoke.hatenablog.com
京ポケ
普段からの活動が面白いタイプ。
文化祭に使うには向いている企画ばかりではありませんが、企画の引き出しが増えます。
kyotounivpoke.blog91.fc2.com
MPK
同じく普段からの活動が面白いタイプ。
企画の数と種類の多さはピカイチだと思います。
pokemeiji.hatenablog.jp
他にもうちのサークルの活動は面白いぞって人いたらDMください
企画/告知準備の分担を決める――3ヶ月前
負担が集中しないように、意識して仕事の分担を決めるのが文化祭においてとても大事です。
まず会議の中で、開催する企画の一覧と、告知に必要なものをそれぞれリストアップしましょう。
例えば「ポケカ体験会」「クイズ配信」「企画一覧のブログ」「Twitterの投稿」とか。
そしたら、それぞれに対してメインで動かす人を一人か二人決めます。
そいつがダメだったら企画まるっと潰すくらいの気持ちでいいです。
こうやって丸投げすることで、代表だけの負担がかなり減らせます。
代表の負担の大部分は、「次に何をやらなければいけないか」を考えることにあるので、丸投げして考えなくてよくなるのは大幅な負担減に繋がります。
その分代表は手続きを見逃さないようにしたり、企画以外の面で開催に必要なものを考えたりする方に力を割きましょう。
企画の準備を進める――2～3か月前
長期休暇中になるべく進めておきましょう。
まずに決めなければいけないのはルールやレギュレーション。
クイズを作るのでも、対戦企画を作るのでも、まずはどんなルールにするのかが重要。
次にやることは試運転。
クイズなら誰かに解いてもらったり、対戦企画なら実際に自分たちで対戦してみたり。
参加者の目線を常に確保しておきましょう。
企画の評価は参加者の満足度が全てなので、参加者の目線が欠けていると企画の質が大きく下がります。
必要な備品や手続きのリストアップ――2か月程度前
大学に依りますが、大体2ヶ月くらい前から、文化祭関連で必要な申請が増えてくると思います。
なので、そういった申請の前に当日必要なものをリストアップしたり、手続きの期限がいつかを調べておくと失敗がおきづらいです
この、当日必要なもののリストアップが結構難しいです。
適当に考えていると、後からあれが足りないこれが足りないとなりがち。
完璧にリストアップできる人なんかいるわけないんですが、なるべく当日必要になりそうなものが多くわかる方法を紹介します。
その方法が
当日会場に入ってからの参加者の行動をシミュレーションすること。
| 出来事 | 必要なもの |
|---|---|
| 参加者が会場に入る | |
| BGMが耳に入る | スピーカー |
| 受付の人に挨拶される | 受付要員 |
| 今体験できる企画の説明をされる | 企画を説明するために見せる紙や画像 |
| ポケカやるのでデッキを貸してもらう | 貸しデッキ 備品を無くさないように管理するシート 備品管理シートを操作する人 |
| 初心者なのでポケカを教えてもらう | 教える人 教え方のマニュアル |
こんな具合。
参加者の満足が最終目的なので、参加者の目線で足りていないものがなければ大丈夫です。
とはいえ最初のうちはここまで具体的にイメージするのは難しいと思います。
何人かで実際に使う教室を下見しながら考えるとだいぶイメージしやすくなると思います。
参加者の目線を軸に必要なものを考える
僕はとにかくこれを意識していました。
当日運営の募集・シフト作成——2ヶ月前〜
当日の運営は企画を考えている人たちだけでは足りません。
他の手伝ってくれるサークル員を募集し、シフトを組む必要があります。
募集をして、空いてる時間を聞いて、シフト組むだけなのであんまり解説することはないです。
空いている時間を聞くのは
人数が多いならGoogleフォームか、
人数が少なければ以下のような日程調整ツールを時間ごとに分けて使うのも手です。
www.densuke.biz
chouseisan.com
シフトはGoogleスプレッドシートなどで色分けをしてわかりやすい表を作れれば問題ないと思います。
あとは変更があった場合都度連絡を忘れないこと。
人員を募集するコツ
Discordでメンションをして、人集まるかな〜ワクワク
で人員募集の仕事を終えてはいけません
直接一対一で声をかけろ！
できれば対面だとよし！
受け口を用意するだけじゃなくて、こっちからシュートしに行くことがたくさんの人を集めるコツです。
ただ募集してても「面倒だしやらなくていいか……」ってなるけど
「あの時あれやってたし得意そうじゃん、頼む！」って言われると、まぁ大体の通常ニンゲンは嬉しくて引き受けてくれます。
あとは既に協力してくれてる人に、みんなこれやろうよ！って言ってもらうとかも◎
人がたくさん集まってたり、仲良い奴がやってたりしたらちょっと協力してみようかなってなるもんです
とにかく誘導しよう！
サークル員みんな協力してくれない；；と嘆く前に、来やすくなるような誘導ギミックを用意することが大事！！！
諸手続き——1〜2ヶ月前
これは大学ごと違うので分かりませんが、僕の大学は2ヶ月前くらいと1ヶ月前くらいの2つ集中していました。
1人で入力せずに、適宜会議をして他の運営と確認をとりながら入力しましょう。
マニュアル作成——1〜2ヶ月前
1〜2ヶ月前とは書きましたが、まぁまぁ手間がかかるのでなるべく早い方がいいです。
こちらが何もしないと当日運営はほぼ何も知らない状態で当日会場に来ます。
何もわからない状態で当日ぶっつけ本番に応対させるのはかなり酷です。
なので、事前に当日運営の人にはどんな時に何をすればいいのかを確認できる書類を作っておきます。
前日に軽く見ておくこともできるし、当時血何やるんだっけとなっても、マニュアルを見ればいい。
こういう環境を作っておくことで、他の運営も安心して作業に取り掛かれます。
それぞれの業務を詰める――1ヶ月前～1週間前
ちょうどこの項目を書いている今が1ヶ月前なんですが、改めてここに書くようなことがありません。
実際に直近で僕がやったのは、チラシをデザインしたり、シフトを調整しなおしたりと言った作業でした。
要するに開催に向けて上までで考えたことを具体的に実行するのがこの時期。
やる仕事量的には結構忙しいですが、運営統括として新しくなにか考えるべき内容はあまりないです。
使う備品を実際に集める――1ヶ月前～一週間前
そろそろ備品を集め始めないと間に合わなくなります。
まずは備品を具体的にどう準備するかを会議しておいた方がいいです。
備品は何が必要で、それを誰が用意するか/どうやって買うかなどを決めましょう。
確認会議——1週間前
確認の会議は絶対にやった方がいいです。
マニュアルがあるよ！って出したところで、基本的には読んでいないものと思った方がいいです。
自分の立場になったら、まぁ面倒だから流し読みくらいしかしないですよね？(多くの人は)
なので、そういう人たちに「確実に」伝えるためには会議として確認してもらう時間を設けるのが一番です。
こういう理由での会議だったので、特に新しい決定はしていません。
他のサークル員のみんなに、マニュアルに書いてあることを一通り説明して、分からないことがあれば聞いてもらうだけで十分です。
当日
ここまで来たらあとは気合いで乗り切りましょう！
基本的には事前の準備でなんとかなりました。
1日目の反省は必ずすぐ活かそう//付録：整理券を用意しました
うちのポケサーはめちゃくちゃ盛況で、日平均500人弱来ていました。
当たり前ですがそんなんまともに捌き切れるわけがないです。
すぐに満員になって、満員なので体験できません；；と謝ることが非常に多くなっていました。
そんな中で声があったのが、待ってでもいいからやりたいという人たち。
順番待ちをできるようなシステムを組んでいなかったので、1日めはこれの対応ができずに待っていた人よりも先に新しい人を入れてしまう事故も発生していました。
これに対して、1日めの夜に頑張って考えて、2日め以降に簡易的な整理券制度を実装することに成功しました。
これがきちんと有効に働いて、2日め以降はきちんと対応できました。
仕組みはシンプル。
待っている人には、ポケモンの指人形(ポケモンキッズ)を渡しました。
そして、どのポケモンを持っている人は何の企画を待っているかをメモ。
空き次第、持っているポケモンの名前を呼ぶことでその人たちが次すぐに体験できるというシステムでした。
指人形の数は9個用意して、最大でも同時稼働したのは6個くらいでした。
やってよかったこと
- 絶対に客仕事をしない管理者を1人用意すること
- 仕事を振るだけの人がいるのは大事。貸出品の管理がぐちゃぐちゃになることもないし、突然の出来事にも対応できます。
- 整理券の導入
- あるとかなり満足度高い。
- 係が対応しなくてもいい企画を作っておく
- よくあるのはクイズ。見るだけなので〜って言って流して、あと放置できる。
- 来場人数の計測
- 厳密にはまだ役に立ってないけど、多分来年の支えになるはず。このために計測カウンターを買いました。
- 着ぐるみの用意
- 目印にもなるし、子供に人気だし、お得でした。
